الرئيسية
أمس في 9:58 pm من طرف amira333
التنظيم
طبيعة وظيفة التنظيم
ماهية التنظيم
التنظيم هو وظيفة من وظائف المدير تشمل وضع نظام يساعد العاملين على التعاون وتنسيق جهودهم اللازمة لتنفيذ الأنشطة المختلفة، وعلى ذلك فإن الهيكل التنظيمى هو أداة للمساعدة فى التنسيق بين الأنشطة المختلفة.
أهمية التنظيم
غنى عن البيان أنه بدون التنظيم سيؤول العمل إلى فوضى، حيث لن يستطيع أى شخص معرفة من المسئول عن ماذا، ولن نستطيع تفادى ازدواج تنفيذ العديد من الأنشطة، أو التأكد من أن كل الأنشطة المطلوبة تتم بالفعل.
ومن ناحية أخرى فإن التنظيم هو الخطوة التالية بعد عملية التخطيط وبالتالى فإن كل من وظيفة التوجيه والرقابة تبنى عليه، فلن نستطيع أن نوجه ونراقب العاملين إذا لم نعرف من المسئول عن الأعمال والواجبات المختلفة.
عمليات التنظيم
ينتج عن عملية التنظيم وضع هيكل تنظيمى للمنظمة وهو عبارة عن تجميع الأنشطة فى وظائف وتفويض السلطات لشاغلى هذه الوظائف المختلفة.
__________________________________
المبادئ الرئيسية للتنظيم
1- التخصص فى العمل
يبنى مبدأ التخصص وتقسيم العمل على أن المهام تنجز بطريقة أكثر كفاءة إذا تخصص كل شخص فى إنجاز عمل متخصص فيه يؤديه كل مرة، بدلاً من أن يقوم كل شخص بعمل أى جزء من العمل، بأية طريقة، فالتخصص وتكرار العمل ذاته العديد من المرات يؤدى إلى التعلم والإتقان، ويوحد المسئولية، كما إذا استلزم الأمر الإعداد والتجهيز للعمل فيمكن اختصار فترة الإعداد بالتحضير لمجموعة الأعمال المتشابهة مرة واحدة.
وعموما فالمعادلة التالية توضح أثر التخصص على الأداء:
الأداء = القدرة × الدافعية
وحيث أن القدرة تزداد بالتخصص، وعلى افتراض ثبات الدافعية وعلى ذلك فان الأداء يزداد طردياً مع التخصص وتقسيم العمل.
2- وحدة الأمر
يرتبط مبدأ وحدة الأمر بمبدأ التخصص وتقسيم العمل، فالمبدأ الثانى مكننا من تنفيذ الأعمال والمهام الكبرى بتقسيمها على العديد من الأفراد المتخصصين، ولكن ستصبح هذه المهام كتلة من الفوضى إذا لم تكن تتبع شخص واحد مسئول عنها ينسق فينا بينها.
وقد يلاقى هذا المبدأ بعض الصعوبات فى التنفيذ الفعلى، فمثلا لو أن منظمة لها أكثر من مركز أو موقع جغرافى، فإن المسئول المالى فى أى موقع يتبع مدير الموقع من الناحية التنفيذية ولكنه يتبع المدير المالى من الناحية الفنية، مما قد ينتج عنه تداخل سواء من حيث الالتزام بالأوامر، أو تقييم أداء المرؤوس وغيرها، لذا يلزم توضيح هذا التداخل وتحديد صلاحيات كل منهما.
3- نطاق الإشراف
يتوقف نطاق الإشراف على عدة عناصر أهمها:
قدرة الرئيس على الإشراف
قدرات المرؤوسين
تعقد الأنشطة
تداخل الأنشطة
كفاءة تحديد معايير الأداء
مدى تفويض السلطة
المساعدين المتاحين الممكن الاعتماد عليهم
وعموماً فإن نطاق الإشراف فى مستوى الإدارة العليا يتراوح بين 3-11 بينما فى المستويات الدنيا يتراوح 6-30
4- السلطة والمسئولية
السلطة: هى مجموعة من الحقوق التى تمنح للمدير وتشمل:
اتخاذ قرارات فى ضوء نطاق صلاحياته
تكليف المهام للمرؤوسين
مطالبة المرؤوسين بأداء مقبول
أنواع السلطات:
الخطى Line
الاستشارى Staff
الوظيفى Functional
المسئولية: هى الالتزامات والتبعيات الناتجة عن ممارسة السلطة (السلطة تفوض والمسئولية لا تفوض)
طبيعة وظيفة التنظيم
ماهية التنظيم
التنظيم هو وظيفة من وظائف المدير تشمل وضع نظام يساعد العاملين على التعاون وتنسيق جهودهم اللازمة لتنفيذ الأنشطة المختلفة، وعلى ذلك فإن الهيكل التنظيمى هو أداة للمساعدة فى التنسيق بين الأنشطة المختلفة.
أهمية التنظيم
غنى عن البيان أنه بدون التنظيم سيؤول العمل إلى فوضى، حيث لن يستطيع أى شخص معرفة من المسئول عن ماذا، ولن نستطيع تفادى ازدواج تنفيذ العديد من الأنشطة، أو التأكد من أن كل الأنشطة المطلوبة تتم بالفعل.
ومن ناحية أخرى فإن التنظيم هو الخطوة التالية بعد عملية التخطيط وبالتالى فإن كل من وظيفة التوجيه والرقابة تبنى عليه، فلن نستطيع أن نوجه ونراقب العاملين إذا لم نعرف من المسئول عن الأعمال والواجبات المختلفة.
عمليات التنظيم
ينتج عن عملية التنظيم وضع هيكل تنظيمى للمنظمة وهو عبارة عن تجميع الأنشطة فى وظائف وتفويض السلطات لشاغلى هذه الوظائف المختلفة.
__________________________________
المبادئ الرئيسية للتنظيم
1- التخصص فى العمل
يبنى مبدأ التخصص وتقسيم العمل على أن المهام تنجز بطريقة أكثر كفاءة إذا تخصص كل شخص فى إنجاز عمل متخصص فيه يؤديه كل مرة، بدلاً من أن يقوم كل شخص بعمل أى جزء من العمل، بأية طريقة، فالتخصص وتكرار العمل ذاته العديد من المرات يؤدى إلى التعلم والإتقان، ويوحد المسئولية، كما إذا استلزم الأمر الإعداد والتجهيز للعمل فيمكن اختصار فترة الإعداد بالتحضير لمجموعة الأعمال المتشابهة مرة واحدة.
وعموما فالمعادلة التالية توضح أثر التخصص على الأداء:
الأداء = القدرة × الدافعية
وحيث أن القدرة تزداد بالتخصص، وعلى افتراض ثبات الدافعية وعلى ذلك فان الأداء يزداد طردياً مع التخصص وتقسيم العمل.
2- وحدة الأمر
يرتبط مبدأ وحدة الأمر بمبدأ التخصص وتقسيم العمل، فالمبدأ الثانى مكننا من تنفيذ الأعمال والمهام الكبرى بتقسيمها على العديد من الأفراد المتخصصين، ولكن ستصبح هذه المهام كتلة من الفوضى إذا لم تكن تتبع شخص واحد مسئول عنها ينسق فينا بينها.
وقد يلاقى هذا المبدأ بعض الصعوبات فى التنفيذ الفعلى، فمثلا لو أن منظمة لها أكثر من مركز أو موقع جغرافى، فإن المسئول المالى فى أى موقع يتبع مدير الموقع من الناحية التنفيذية ولكنه يتبع المدير المالى من الناحية الفنية، مما قد ينتج عنه تداخل سواء من حيث الالتزام بالأوامر، أو تقييم أداء المرؤوس وغيرها، لذا يلزم توضيح هذا التداخل وتحديد صلاحيات كل منهما.
3- نطاق الإشراف
يتوقف نطاق الإشراف على عدة عناصر أهمها:
قدرة الرئيس على الإشراف
قدرات المرؤوسين
تعقد الأنشطة
تداخل الأنشطة
كفاءة تحديد معايير الأداء
مدى تفويض السلطة
المساعدين المتاحين الممكن الاعتماد عليهم
وعموماً فإن نطاق الإشراف فى مستوى الإدارة العليا يتراوح بين 3-11 بينما فى المستويات الدنيا يتراوح 6-30
4- السلطة والمسئولية
السلطة: هى مجموعة من الحقوق التى تمنح للمدير وتشمل:
اتخاذ قرارات فى ضوء نطاق صلاحياته
تكليف المهام للمرؤوسين
مطالبة المرؤوسين بأداء مقبول
أنواع السلطات:
الخطى Line
الاستشارى Staff
الوظيفى Functional
المسئولية: هى الالتزامات والتبعيات الناتجة عن ممارسة السلطة (السلطة تفوض والمسئولية لا تفوض)